Centro de ayuda

Guía rápida para sacar partido a Portal IA. Si no encuentras la respuesta aquí, escribe a soporte@tcodeconsulting.com indicando el ID de la reunión.

📄 Guía rápida en una página (PDF) — para imprimir o compartir con tu equipo.

Cómo funciona Portal IA

Portal IA toma la grabación de tu reunión y devuelve, en minutos, dos cosas:

1. Transcripción completa con identificación de voces (Speaker 1, Speaker 2…).
2. Resumen estructurado profesional, adaptado al tipo de reunión que indiques.

Después puedes regenerar el resumen con instrucciones extra, cambiar el tipo, descargar el Word/PDF firmado con la plantilla corporativa, o reasignarlo a otro compañero.

Los 9 tipos de reunión

Cada tipo genera un resumen con secciones específicas. Elige el tipo al subir o cámbialo desde la cabecera del detalle de cada reunión.

🎙️ Grabar desde el navegador (móvil, tablet o portátil)

Desde cualquier dispositivo con navegador puedes grabar una reunión sin instalar nada: sin app, sin App Store, sin permisos de administrador.

Cuándo usar este modo

• Visitas comerciales en oficina de cliente.
• Reuniones improvisadas fuera de la sala equipada.
• Sesiones en otras sedes, eventos, cafeterías o desplazamientos.
• Formaciones o presentaciones con el portátil sobre la mesa.
• Reuniones telefónicas por manos libres desde el portátil.

Cómo se accede

Hay dos caminos equivalentes:

1. Pulsa 🎙️ Grabar en el menú superior del portal, junto a Dashboard y Ayuda.
2. O ve directamente a /grabar.

Cómo grabar (30 segundos)

1. Elige el tipo de reunión (acta, comercial, comité, formación…) y opcionalmente un nombre para localizarla luego.
2. Pulsa Iniciar grabación.
3. La primera vez que grabes desde ese dispositivo, el navegador te pedirá permiso para usar el micrófono. Concédelo — no volverá a preguntarte en las siguientes grabaciones.
4. Deja el móvil, la tablet o el portátil sobre la mesa. Verás el contador grande y una barra de nivel que se mueve al hablar.
5. Al terminar, pulsa ⏹ Parar y subir. La grabación se sube y aterrizas automáticamente en la página de la reunión con la transcripción y el resumen generándose.

Recomendaciones

• Pantalla encendida: mientras estés en la vista de grabación el portal impide que la pantalla se apague. Si sales de la app o cambias de pestaña, la grabación puede detenerse.
• Micrófono cerca de las voces: en una mesa de 4-6 personas se comporta bien; en salas grandes o con mucho ruido de fondo el resultado empeora.
• Acceso directo en la home: si sueles hacer visitas comerciales, añade la URL del portal a la pantalla de inicio del móvil o a los favoritos del portátil para tenerlo a mano.
• Avisa a los asistentes: informa siempre de que la reunión se está grabando, como con cualquier grabación profesional.

Funciona en Chrome, Safari, Firefox y Edge, tanto en móvil como en ordenador. En iOS, mantén la pestaña visible durante la grabación (Apple limita la grabación con pantalla apagada en Safari).

Subir una reunión ya grabada

Si ya tienes un archivo de audio o vídeo (por ejemplo una grabación de Teams, un archivo histórico o un vídeo procedente de otra plataforma):

1. En la pantalla principal, sección Nueva grabación, elige el tipo de reunión.
2. Pulsa Archivo y selecciona el MP3, MP4, M4A, MOV, MKV, WEBM o WAV de tu equipo (máximo 2 GB).
3. Decide si conservar el audio en el servidor: por defecto el audio se borra en cuanto termina la transcripción (mejor por RGPD).
4. Pulsa Procesar grabación. El portal te lleva al detalle y verás el estado en vivo.

El procesado de una reunión de 1 hora suele tardar entre 1 y 3 minutos. Recibirás un email cuando esté lista.

📁 Proyectos y seguimiento de acuerdos

Un proyecto agrupa las reuniones de un mismo tema (una implantación, un comité periódico, un cliente…). Tiene dos efectos:

• Las reuniones se comparten con el equipo. Los miembros del proyecto ven todas sus reuniones y pueden descargar las actas. Modificar, regenerar o borrar una reunión sigue siendo cosa de su propietario.
• Cada acta tiene memoria de las anteriores. Al resumir una reunión del proyecto, la IA tiene en cuenta las últimas reuniones y añade el apartado Seguimiento de acuerdos anteriores: qué se ha cerrado, qué sigue en curso, qué queda pendiente y qué no se ha tratado.

Cómo se usa

1. Entra en Proyectos (menú superior) y pulsa + Nuevo proyecto. Quien lo crea es su responsable.
2. En la página del proyecto, añade a los miembros (personas de tu organización).
3. Añade reuniones: elige el proyecto al subir o grabar una reunión, asígnalo después desde el detalle de la reunión (chip Proyecto) o usa + Añadir reunión existente en la página del proyecto.
4. Opcional: escribe las Instrucciones IA del proyecto (nombres, roles, siglas). Se suman a las de la organización.

A tener en cuenta

• Una reunión privada también puede estar en un proyecto: la ven su propietario, los miembros del proyecto y los administradores, pero no los gestores de sala. Sirve para proyectos reservados, como un comité de dirección.
• El acta de una reunión compartida nunca recoge acuerdos de reuniones privadas del proyecto. En un proyecto reservado, marca como privadas todas sus reuniones para que el seguimiento sea completo.
• El seguimiento solo marca un acuerdo como cerrado, en curso o pendiente si se habló de él en la reunión. Si no se mencionó, aparece como «No tratado en esta reunión».
• Si añades a un proyecto una reunión que ya tenía acta, el portal te ofrece regenerarla para que incluya el seguimiento.
• Las reuniones grabadas en la sala entran sin proyecto: asígnalo después desde el detalle de la reunión.
• La página del proyecto muestra los Acuerdos pendientes según el acta de la última reunión.
• Si el proyecto ya tenía reuniones procesadas, el botón ↻ Regenerar actas con seguimiento las pone al día de la más antigua a la más nueva.

Preguntar a la IA sobre el proyecto

Si tu organización tiene activada esta función, en la página del proyecto puedes hacer preguntas en lenguaje normal: «¿Qué se decidió sobre…?», «¿Qué tiene pendiente…?», «¿Qué acuerdos siguen abiertos?».

• Responde solo con las actas del proyecto; si algo no consta, lo dice.
• Cada dato lleva una referencia (R1, R2…) que enlaza con la reunión de la que sale.
• Tus preguntas solo las ves tú, y puedes repreguntar sin repetir el contexto.
• Hay un cupo mensual de preguntas por organización, que se renueva el día 1.
• Si no ves el apartado, tu organización no la tiene activada: escribe a soporte@tcodeconsulting.com.

✅ Mis acciones (responsables en el portal)

Si tu organización tiene activada esta función, las acciones de un resumen se pueden asignar a usuarios del portal. Cada persona ve las suyas en Mis acciones (menú superior) y las marca como hechas.

Asignar las acciones de una reunión

• Debajo del resumen aparece el apartado Responsables en el portal, con cada acción, el responsable que ha escrito la IA y un desplegable con los usuarios de tu organización.
• El portal propone el usuario cuando el nombre coincide sin dudas (por ejemplo, «Marta» si solo hay una Marta). No propone nada para áreas («Marketing»), varias personas o responsables «[Por confirmar]».
• Revisa y pulsa Guardar asignaciones: hasta entonces no se asigna nada. Lo pueden hacer el propietario de la reunión y los administradores.

Qué ve cada persona

• En Mis acciones, sus tareas pendientes y hechas, con la fecha límite (en rojo si ya ha pasado) y la reunión de la que salen. Asignar una acción no da acceso al acta completa: si no podía verla, solo ve su tarea y el título; si la reunión es privada, ni el título.
• Quien marca la acción como hecha es su responsable o quien gestiona la reunión; el propietario lo ve en el resumen.
• Si se regenera el resumen, cada asignación sigue a su acción aunque el texto cambie un poco. Si la acción desaparece, queda señalada como «de una versión anterior» y el propietario puede quitarla.

Avisos por correo

• Si tu organización los tiene activados, recibes como máximo tres avisos por acción: unos días antes del vencimiento, el día que vence y, si sigue pendiente, uno de «vencida» una semana después. Después, ninguno más. Todo en un único correo al día con las acciones que toquen.
• También puede avisarte cuando alguien te asigna una acción.
• Las acciones sin fecha límite o ya marcadas como hechas no generan avisos.
• Para dejar de recibirlos, desmarca Recibir avisos por correo en Mis acciones.

Las personas sin usuario en el portal (externos, áreas) se quedan como texto en el acta, como hasta ahora.

📑 Resúmenes mensuales y trimestrales

Sube los documentos de las reuniones de un mes o de un trimestre y el portal prepara un informe ejecutivo en Word para la dirección: resumen del periodo, temas principales, indicadores, acuerdos, acciones con responsable y fecha límite, próximos hitos y decisiones pendientes para Dirección.

Cómo se usa

1. Entra en Resúmenes (menú superior).
2. Elige Resumen mensual (una ficha por reunión) o Resumen trimestral (agrupado por temas), y el periodo. Opcionalmente, ponle un título.
3. Arrastra los ficheros o pulsa para elegirlos. Si son muchos o están en carpetas, comprímelos en un .zip.
4. Pulsa Generar resumen. Puedes salir de la página: el informe se sigue preparando y en la lista verás en qué punto está.
5. Cuando aparezca Listo, descarga la versión que necesites (ver más abajo).

Qué ficheros admite

• Word (.docx, .odt), PDF —también escaneados—, PowerPoint (.pptx, .odp), correos de Outlook (.msg) y .eml, Excel (.xlsx, .ods), texto (.txt, .csv) y .zip con cualquiera de ellos, incluidas subcarpetas.
• Hasta 20 ficheros de 25 MB cada uno, o un .zip de hasta 200 MB.
• Las imágenes (.png, .jpg…) solo se analizan si marcas Analizar también las imágenes: útil para fotos de pizarras o capturas; déjalo sin marcar si las carpetas tienen fotos de eventos o logotipos.
• No se analizan audios ni vídeos, ni los formatos antiguos de Office (.doc, .ppt, .xls): guárdalos como .docx, .pptx o .xlsx.
• En Ver detalle tienes la lista de documentos con su estado: analizado, no analizado (y por qué) o sin texto.

Tres versiones del Word

• ⬇ Word para Dirección: el informe completo, limpio, sin referencias a los documentos.
• ⬇ Por departamentos: una versión más breve, organizada por áreas (Dirección, Comercial, Marketing, Operaciones…). De cada área: un resumen, los temas tratados y un apartado Acuerdos y acciones con los acuerdos y las acciones con su responsable y fecha; después, los asuntos que afectan a varias áreas y las decisiones pendientes para Dirección. Se prepara a partir del informe, al terminar. En informes anteriores a esta opción aparece el botón Crear versión por departamentos, y con ↻ se puede volver a preparar.
• ⬇ Con referencias: indica de qué documento sale cada dato (D1, D2…) e incluye la lista de documentos y notas de control (documentos de otro periodo, contradicciones, adjuntos no analizados). Úsala para revisar.

Con las reuniones del portal, sin subir nada

En «Con qué se prepara el informe», elige Reuniones del portal: el informe se hace con las actas de las reuniones del periodo que ya están en el portal y, si sus acciones están en «Mis acciones», con su estado real (hechas o pendientes). Antes de generarlo verás qué reuniones entran y podrás desmarcar las que no quieras incluir.

• Solo entran las reuniones que tú puedes ver. Si eres administrador, las de toda la organización.
• Las privadas quedan fuera salvo que marques «Incluir las reuniones privadas».
• La fecha de cada reunión es la de la grabación (o, si no consta, la de subida).
• Puedes marcar las dos opciones («Documentos que subo» y «Reuniones del portal») para combinar las actas con presentaciones, correos u otros documentos que no estén en el portal. Si un acta y un documento tratan la misma reunión, el informe los unifica.

A tener en cuenta

• Es un borrador redactado por IA a partir de tus documentos: revísalo antes de difundirlo. La IA no inventa datos: si algo no consta, no lo pone.
• No recoge datos personales de empleados (horas, ausencias, nóminas…).
• Con muchos documentos, la IA trabaja en dos fases (primero un extracto de cada documento y después el informe) y puede tardar entre 5 y 20 minutos.
• Los ficheros que subes no se guardan: se lee su texto y se descartan. El texto leído (o el extracto de cada documento) se conserva 7 días para poder volver a generar el informe o reintentar uno que haya fallado sin subirlos otra vez (botón «↻» del resumen); después se borra automáticamente. En el portal quedan el informe y la lista de documentos usados.
• Cada resumen lo ven quien lo generó y los administradores de la organización.
• La versión Por departamentos usa la lista de departamentos de la organización, que el administrador define en Instrucciones IA: siempre los mismos nombres y en el mismo orden. Si aparece un área que no está en la lista, se añade al final y el portal lo avisa.
• Hay un uso mensual incluido por organización (número de resúmenes y consumo de IA), que se renueva el día 1. La página muestra cuánto se ha usado.
• Si no ves Resúmenes en el menú, tu organización no lo tiene activado o está reservado a usuarios autorizados: pregunta a tu administrador o escribe a soporte@tcodeconsulting.com.

Regenerar el resumen con instrucciones

Si el resumen tiene errores en nombres, cifras o quieres reenfocarlo, abre la reunión y ve a la pestaña Instrucciones. Escribe la corrección y pulsa Regenerar resumen.

Las instrucciones se acumulan: cada nueva se aplica sumándose a las anteriores. Si quieres empezar de cero, pulsa Empezar de cero en esa misma pestaña.

Ejemplos útiles:

• «El proveedor se llama Suministros Norte, no Suministro Norte.»
• «Cuando dice EDOR Team se refiere a N-able N-central.»
• «Agrupa las decisiones por departamento.»
• «Detalla más cada propuesta de cada proveedor.»

Descargar Word o PDF

En la pestaña Resumen hay dos botones: Descargar Word y Descargar PDF. Ambos generan un documento con la cabecera y firma corporativa de TechCode Consulting, listo para enviar al cliente o adjuntar al expediente.

Enviar el acta por correo

Con 📧 Enviar acta (si gestionas la reunión) eliges a quién de tu organización enviársela: vienen marcados los asistentes que el portal reconoce y los responsables de acciones asignadas. Cada persona recibe un correo propio con el acta adjunta (Word o PDF), tu mensaje si lo escribes y, si tiene acciones en esa reunión, la lista de sus acciones con un enlace a «Mis acciones». Las reuniones privadas piden confirmación. En la misma ventana verás los envíos anteriores.

Usar la sala (Stream Deck)

Si tu sede dispone de Stream Deck conectado al NUC de la sala, el flujo es:

1. Antes de empezar pulsa Interna (si todos están en sala) o Conferencia (si hay participantes por Teams/Meet).
2. Pulsa ● Grabar para iniciar la grabación.
3. Al terminar, pulsa ● Grabar de nuevo para detener.
4. Pulsa ▶ para ir a la segunda página, y luego ↑ Subir reunión.
5. Esperarás dos avisos de Windows: «Procesando…» y «OK · Grabación subida».

El archivo MP4 se mueve a C:\videos\procesados\ tras la subida, para que nunca se suba dos veces por error.

Subir tu propia reunión de Teams

Para reuniones que tú organizas desde tu portátil:

1. En Teams, durante la reunión, pulsa ··· → Grabar y transcribir → Iniciar grabación.
2. Al terminar, vuelve a ··· → Detener grabación.
3. Microsoft genera el MP4 en tu OneDrive en 1–10 minutos. Localízalo en el chat de la reunión o en la carpeta Recordings de OneDrive, y descárgalo.
4. Vuelve al portal y súbelo con el formulario Nueva grabación.

Si la opción «Grabar» no aparece en Teams, tu administrador de Microsoft 365 no la tiene habilitada; pídelo.

Privacidad y retención (RGPD)

• Dónde se procesa: el portal y sus datos están en servidores de la UE y la transcripción se hace con Microsoft Azure en la UE. Los resúmenes, las preguntas a la IA y los informes se generan con Claude, de Anthropic, que puede procesar los datos fuera del Espacio Económico Europeo con las garantías de su contrato de tratamiento de datos. Anthropic no usa los datos para entrenar sus modelos.
• Borrado de audio: por defecto el audio se elimina del servidor en cuanto termina la transcripción. Solo se conservan el texto transcrito y el resumen estructurado.
• Documentos de los resúmenes mensuales y trimestrales: los ficheros no se guardan; su texto leído se conserva 7 días para poder volver a generar el informe y después se borra. Quedan el informe y la lista de documentos.
• Retención: las reuniones y los informes se conservan 12 meses; pasado ese plazo se eliminan automáticamente.
• Visibilidad: una reunión la ven su propietario, los administradores de la organización y, si es compartida, los gestores de sala; si está en un proyecto, también los miembros del proyecto. Las reuniones privadas no las ven los gestores de sala. No hay acceso cruzado entre organizaciones.

Caducidad de sesión

Al iniciar sesión, la casilla «Recordarme en este dispositivo (30 días)» viene marcada: la sesión dura 30 días y se renueva cada vez que usas el portal, así que en tu ordenador o tu móvil no tendrás que volver a escribir la contraseña cada día.

Si la desmarcas (recomendable en un ordenador compartido o público), la sesión se cierra tras 90 minutos sin actividad; cualquier acción (cargar una página, descargar un Word…) reinicia ese contador. En cualquier caso puedes cerrar la sesión desde tu nombre → «Cerrar sesión», o en todos tus dispositivos desde «Mis sesiones».

¿Has olvidado tu contraseña?

En la pantalla de inicio de sesión pulsa ¿Has olvidado tu contraseña?, escribe tu correo y recibirás un enlace para elegir una nueva (caduca en 60 minutos y solo sirve una vez). Al cambiarla se cierran las sesiones abiertas en otros dispositivos. El administrador también puede enviarte un enlace de acceso para crear tu contraseña (válido 7 días).

Preguntas frecuentes